Co-titulaires et suppléant de facturation

Le titulaire d'un compte de facturation est l'unique personne responsable des opérations sensibles : résiliation, transfert de propriété, désignation d'un suppléant. Pour réduire le risque qu'un seul utilisateur bloque toute la chaîne en cas d'absence, Bordoly propose deux mécanismes complémentaires : les co-titulaires (délégation au quotidien) et le suppléant (continuité en cas d'inactivité durable).

Cet article décrit ce que chaque rôle peut ou ne peut pas faire, et comment se comporte le mécanisme d'élévation automatique du suppléant.

Génération du diagramme…

Qu'est-ce qu'un co-titulaire ?

Un co-titulaire est un utilisateur Bordoly désigné par le titulaire pour partager la maintenance courante de la facturation. Il peut effectuer toutes les opérations qui ne modifient pas la propriété ni l'engagement du compte.

Opération	Titulaire	Co-titulaire	Suppléant
Ajouter / retirer un établissement	✅	✅	❌
Gérer les emails de facturation en copie	✅	✅	❌
Voir les factures et l'usage	✅	✅	✅ (via élévation)
Ouvrir le portail Stripe	✅	❌	❌
Résilier l'abonnement	✅	❌	❌
Transférer la propriété du compte	✅	❌	❌
Désigner ou retirer un suppléant	✅	❌	❌

À noter : un co-titulaire ne peut pas s'auto-promouvoir titulaire. Pour changer de titulaire, le titulaire actuel doit lancer un transfert de propriété via la page /facturation.

Comment ajouter un co-titulaire

1. Connectez-vous en tant que titulaire du compte.
2. Allez sur /facturation/co-owners (lien "Co-titulaires" en bas de la page /facturation).
3. Saisissez l'email de la personne à inviter et cliquez sur Inviter.
4. La personne reçoit un email de notification immédiat. Elle a accès aux opérations de maintenance dès la prochaine connexion.

Le futur co-titulaire doit déjà disposer d'un compte Bordoly (connexion via TrackDéchets ou Google). Si la personne n'a pas encore de compte, demandez-lui de se connecter une première fois ; l'invitation pourra ensuite être envoyée.

Retirer un co-titulaire

• Le titulaire peut retirer n'importe quel co-titulaire (bouton "Retirer" sur la page /facturation/co-owners).
• Un co-titulaire peut se retirer lui-même depuis la même page.

Dans les deux cas, la personne retirée reçoit un email de notification.

Qu'est-ce qu'un suppléant ?

Le suppléant est l'utilisateur qui prend automatiquement le rôle de titulaire si le titulaire devient durablement inactif. C'est un filet de sécurité : si le titulaire quitte l'entreprise, perd l'accès à son email, ou cesse simplement de toucher à la facturation pendant trop longtemps, le suppléant peut prendre la relève sans intervention de Bordoly.

Un compte ne peut avoir qu'un seul suppléant à la fois. Le suppléant doit être un utilisateur Bordoly différent du titulaire actuel.

Désigner un suppléant

1. Connectez-vous en tant que titulaire du compte.
2. Allez sur /facturation/successor (lien "Suppléant" en bas de la page /facturation).
3. Saisissez l'email de la personne à désigner et cliquez sur Désigner.
4. La personne reçoit un email de notification immédiat. Elle ne dispose d'aucun nouveau droit tant que le mécanisme d'élévation ne s'est pas déclenché.

Retirer un suppléant

Le titulaire peut retirer le suppléant à tout moment via le bouton Retirer le suppléant sur la même page.

Le mécanisme d'élévation automatique

Bordoly observe l'activité du titulaire sur la facturation. Si le titulaire n'effectue aucune action de facturation pendant 90 jours consécutifs, le mécanisme d'élévation s'active.

Étape 1 — Notification de prévention

Au bout de 90 jours sans activité du titulaire :

• Le suppléant reçoit un email "Vous êtes sur le point de devenir titulaire".
• Le titulaire reçoit un email "Inactivité détectée — action requise".

À partir de cet instant, un délai de réflexion de 14 jours démarre.

Étape 2 — Délai de 14 jours

Pendant ces 14 jours :

• Si le titulaire revient et effectue n'importe quelle action de facturation (ouverture du portail Stripe, ajout d'un SIRET, gestion d'un email…), le transfert est annulé sans préavis. Le compteur d'inactivité repart à zéro.
• Si le titulaire ne revient pas, le mécanisme passe à l'étape 3.

Étape 3 — Élévation du suppléant

Au terme des 14 jours sans retour du titulaire, le suppléant devient automatiquement le nouveau titulaire :

• owner_user_id du compte est basculé vers le suppléant.
• L'ancien titulaire conserve les éventuels accès qu'il avait sur les établissements (sites, sessions, etc.) — seul le rôle de titulaire de facturation change.
• Si le suppléant était également co-titulaire, il est retiré de la liste des co-titulaires (un même utilisateur ne peut pas être à la fois titulaire et co-titulaire).
• Une trace est inscrite dans le journal d'audit du compte avec l'action billing.owner.elevated_from_successor.

Quelles actions "comptent" comme activité du titulaire ?

Toutes les actions réservées au titulaire sur la facturation, c'est-à-dire :

• ouverture du portail Stripe (/facturation → bouton "Portail Stripe"),
• résiliation de l'abonnement,
• initiation ou annulation d'un transfert de propriété,
• désignation ou retrait d'un suppléant,
• relance manuelle d'un checkout Stripe.

Limite connue : la simple connexion à Bordoly ou la consultation des factures ne comptent pas comme activité du titulaire. Le mécanisme est volontairement conservateur — le délai de 14 jours et la double notification (titulaire + suppléant) servent de filet de sécurité contre une élévation indue.

Cas particuliers

Le suppléant n'a plus de compte Bordoly

Si le compte utilisateur du suppléant est supprimé entre-temps (par exemple via une demande de droit à l'effacement RGPD), la référence est nettoyée automatiquement par le job d'élévation et l'élévation n'a pas lieu. Le titulaire doit dans ce cas désigner un nouveau suppléant.

Aucun suppléant n'est désigné

Si le titulaire est inactif depuis plus de 90 jours et qu'aucun suppléant n'est désigné, l'élévation automatique ne se déclenche pas. Pour débloquer le compte, contactez support@bordoly.fr : nous appliquerons la procédure manuelle de transfert de propriété (vérification d'identité, accord écrit du représentant légal de l'entreprise).

J'étais titulaire et j'ai été remplacé(e) par mon suppléant — comment revenir ?

Le nouveau titulaire (votre ancien suppléant) peut, à son tour, vous transférer la propriété via la page /facturation → bouton Transférer. Si vous n'arrivez pas à le joindre, contactez le support.

Bonnes pratiques

• Désignez un suppléant dès l'ouverture du compte. C'est le réflexe le plus simple pour éviter d'être bloqué le jour où vous avez besoin d'un changement urgent.
• Choisissez un suppléant en dehors de votre service. Si toute votre équipe comptable part en même temps, votre service technique pourra prendre la relève.
• Désignez un co-titulaire pour le quotidien. Un co-titulaire débloque les opérations courantes (ajout d'un site, mise à jour d'un email de facturation) sans dépendre de votre disponibilité.
• Vérifiez régulièrement la liste des co-titulaires quand quelqu'un quitte l'entreprise — la révocation est une simple action en un clic.